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オリンパス株式会社 様 導入事例

経営改革で急増した翻訳需要に「T-4OO」で対応、
グルーバルコミュニケーションの効率化で翻訳費用を大幅削減

グローバル経営の進展で爆発的に翻訳の必要なシーンが増えましたが、

T-4OOの導入で翻訳の工数を大幅に削減。業務効率を大きく高められました。

オリンパス株式会社プロフィール

「世界の人々の健康と安心、心の豊かさの実現」を企業理念として、内視鏡製品や治療機器などの医療機器の製造・販売を行っているオリンパス株式会社。世界各国・地域に98のグループ会社があり、アメリカ、ヨーロッパ、アジア、オセアニアの海外ビジネスが約8割を占める、グローバル企業となっている。2019年1月には、真のグローバル・メディカル・テクノロジーカンパニーへの飛躍を目指して、企業変革プラン「Transform Olympus」に着手、グローバル経営体制及びグローバル人事制度を導入した。2019年には創業100年を迎えている。

ビジネス・プロセス・リエンジニアリング ストラテジー&プロモーション 島田 富美恵氏

全社の業務改善・改革テーマを統括及び推進する部門で、「T-4OO」の全社への展開窓口と、費用など運用管理を担当されている。

財務 間接購買 安藤 裕子氏

間接材のコスト適正化を検討する部門で、翻訳ツールの導入にあたって、コスト検討などを担当されている。

■導入の背景

グローバル経営の進展により、爆発的に翻訳が必要なシーンが増加

■選定の理由

全部門で導入可能なコスト、情報セキュリティと専門用語への対応も決め手

■導入の効果

急増した翻訳業務にT-4OOが対応
リードタイムの圧倒的な短縮にて業務効率が向上

■今後の展開

T-4OOをさらに有効活用して、グローバル市場での競争力強化へ

■導入の背景

グローバル経営の進展により、爆発的に翻訳が必要なシーンが増加

「2019年1月から、真のグローバル・メディカル・テクノロジーカンパニーへの飛躍を目指した企業変革プラン“Transform Olympus”がスタートしました。グローバルでのマネジメント体制の構築や人事制度をグローバルに統一する中で、コミュニケーションのグローバル化が加速していました。」(島田氏)

オリンパス株式会社では、グローバル企業としての経営スピード・効率を向上すべく基盤整備を行っていく中で、翻訳が必要なシーンが爆発的に増えていった。例えば、全部門の半数程度で部門長は外国人となり、報告書などの資料を英語で作成することが必須になったという。

「グローバルでコミュニケーションを行う際は英文作成が必須となりますが、全ての社員が、英語ができる訳ではないため、どうしても英語ができる人材に負荷がかかります。」(安藤氏)

最初から英語で資料を作ることができれば、日本語の文書作成と工数は変わらない。しかし、それができる社員はごく一部。ほとんどの社員は日本語で資料を作成してから、それを英訳依頼することになり、英語ができる一部の社員に翻訳の業務が集中してしまう。

生産性を上げるためには、英語ができるメンバーが本来の主業務に注力できる環境づくりが必要となる。もちろん外部の翻訳会社へ依頼することも多かったが、急増した社内の翻訳業務のすべてを外部に依頼することは、時間的にもコスト的にも現実的ではなかった。

「一部の部門では既にT-4OOを導入しており、さらに複数部門でも導入を望む声が出てきました。」(安藤氏)

今回のグローバル化推進により、これまでの翻訳体制ではもはや限界となっていた。同社では、一部の部門で既に「T-4OO」や「熟考」を導入していたが、グローバル化の進展によりさらに多くの部門が導入を望むようになってきた。こうして、現場からの声に押されるようにして、2019年2月、翻訳ツール導入の検討が本格的に開始されたという。

■選定の理由

全部門で導入可能なコスト、情報セキュリティと専門用語への対応も決め手

「全社での翻訳ツール導入にあたっては、改めて、T-4OOを含めた数社の製品を比較検討しました。最も重視したのが、全社での導入が可能なコストでした。」(安藤氏)

同社ではさまざまな部門で、大量かつスピーディな翻訳が必要となっていた。契約書を作成している法務部門、Webコンテンツをすべて英訳する広報部門、経営会議で英文資料を用意しなければならない経営統括部門・・・。これだけの需要があるなら、翻訳ツールは全社で使えるものを導入した方が効率的。そのために、全社で導入可能なコストであることが最重要ポイントとなった。比較した他社製品の中には利用人数の制限があり、全社利用ではコストが見合わないなどの理由で、T-4OO以外に選択肢はなかったという。

「次に重視したポイントが情報セキュリティの面です。弊社は情報セキュリティ要件が厳しく、手続きも多いのですが、ロゼッタの迅速・丁寧な対応でそれをクリアしていただけました。」(島田氏)

同社では、情報セキュリティについての社内チェック要項が多く、新たなWebサービス導入の際には煩雑な手続きが必要で、それらをクリアしていくことが欠かせなかったという。ロゼッタは細かい要求や確認事項に対し、迅速に対応をしていくことで同社の情報セキュリティ要件を全てクリアしていった。

こうしてT-4OOのトライアルを20ほどの部門で2週間実施することとなった。その結果、「使い方を覚えてしまえばスムーズに使える」「医薬や法務など専門分野に対応している辞書機能」などが高く評価され、T-4OOの導入が決定。キックオフから約1ヵ月で導入、ロゼッタのキメ細やかなサポートにより利用スタートできたという。

■導入の効果

急増した翻訳業務にT-4OOが対応
圧倒的なリードタイムの短縮で
業務効率が向上

「導入して3ヶ月、約100部門にて 1,000名が利用しています。圧倒的なリードタイムの短縮ができ、業務の効率が向上しています。例えば、海外とのやり取りが当日中に完結できるようになったなどです。」(島田氏)

既に多くの部門で多くの社員が日々利用しており、セキュアな環境で、すぐに翻訳できる利便性を実感している。

たとえば情報セキュリティの部門では、しばしば英語の大量の文章を読まなければならない。その日のうちに何が書いてあるか程度は把握したいと思っても、社内や社外に翻訳を依頼するとなると翌日以降になってしまうことが多かった。T-4OOを導入してからは、いつでも英文を翻訳可能なため、英語が得意でない人でもすぐに内容を把握でき、海外とのやり取りが当日中に完結できるようになるなど、相手を待たすことなくスムーズなコミュニケーションが実現している。さらには、翻訳能力がある人に集中していた仕事が分散できるようになったという。

「専門分野の対訳が登録されている『究極の辞書』の評価は特に高いですね。『ファイル翻訳』の機能により、翻訳工数が約3割削減できています」(島田氏)

「究極の辞書」では、専門分野データベースと照合して、分野別にどの訳語がどのくらいの頻度で使用されているかをスコアで表示される。医療機器という専門領域で事業展開している同社には最適な機能といえる。

また、「ファイル翻訳」は翻訳工数を削減できる機能。テキスト翻訳の場合には、たとえばPowerPointからテキストをツールにコピー&ペーストして、翻訳された文章を再びPowerPointの該当箇所にコピー&ペーストしなければならない。「ファイル翻訳」であれば、PDF・Word・Excel・PowerPointファイルごと一括翻訳。原文のレイアウトを保ったまま翻訳することができる。

このようにT-4OOの導入により、急増した翻訳業務に対応できる体制を構築。コスト的にも、翻訳の絶対量が大幅に増えたにも関わらず、T-4OO導入後の翻訳コストは、導入前とほぼ変わらないという。

「サポート面も満足しています。導入までのサポートはもちろん、導入後も未導入部門へのデモンストレーションなど開催し社内での利用拡大も支援いただいています」(島田氏)

導入後も、ロゼッタサポートより講師を招き、月1度のデモンストレーションを社内で実施している。未導入部門の代表社員が参加して、T-4OOの機能や使い方をマスターし、部門内にてレクチャー・サポートを実施するフローで、機能をしっかりと理解しながら効率的に利用スタートできているという。さらに、チャットボットによるFAQサポートのアグリティーや電話問い合わせでは親切な対応が好評のようだ。

■今後の展開

T-4OOをさらに有効活用して、グローバル市場での競争力強化へ

「今後は、事業、機能、部門などの辞書機能データベースの体系化にて、ツールを最大限活用した翻訳の標準化や精度・効率を高める推進を考えています」(島田氏)

同社では、T-4OOをより効率的に活用していくために、いくつかのテーマがあるという。全社的な用語の統一や、辞書機能データベースの体系を構築、T-4OOの特性を最大限活用し、更なる効率・精度を向上させる取り組みを進めていく予定だ。

「T-4OOでコミュニケーション効率を高めて、メドテックカンパニーとして、グローバルで更に飛躍していきたいですね」(島田氏)

同社では、今後もさらにグローバル化が進展し、社内だけではなく海外のお客様・パートナーとのコミュニケーションが一層増えていくことが予想される。T-4OOを有効活用していくことで、言語の壁を乗り越えて、グローバルで更なる躍進を続けていこうとしている。

翻訳にもスピードを求められていますので、T-4OOにもリアルタイムに多言語表示されるパターンがあると、今以上に活用できる場面が多いと考えます。ロゼッタの今後の開発を期待しています。

(2019年7月取材)

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